Как правильно в письме попросить срок сдачи исполнительной документации
Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке. Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо.
Зачем нужно писать сопроводительное письмо
Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.
Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.
Чаще всего сопровождение оформляется:
- к договору на подпись;
- при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
- к акту сверки;
- к коммерческому предложению;
- к документации в налоговую инспекцию;
- к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
- к исполнительной документации;
- к кадровой документации.
Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.
Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать.
На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).
Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.
Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.
к содержанию ↑Структура сопроводительного письма
- Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
- Номер и дата обращения.
- Содержание.
- Перечень прилагаемых документов.
- Лицо, подтверждающее достоверность.
- Контакты.
В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.
к содержанию ↑Содержание
Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.
Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:
- прошу подтвердить получение;
- прошу подписать и возвратить в срок;
- прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
- прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
- прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
- прошу информировать установленным порядком.
Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.
к содержанию ↑Перечень прилагаемой документации
Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.
При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.
- Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
- Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
Итого 2 документа на 13 листах.
к содержанию ↑Оформление сопроводительного письма
Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.
Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.
к содержанию ↑Исполнительная
Деловая переписка — это иногда очень сильная вещь и часто единственный инструмент давления на участников строительства. Письмом можно выебать, заебать, прикрыть жопу чтобы не выебали, отмазаться, попросить, потребовать, уведомить, уничтожить.
Между организациями переписываются только первые лица, т.е. одна шарашка пишет другой через директора или зама.
Все что пишется между инженерами там или прорабами разных организаций по электронке или даже на бумаге на месте производства работ – юридически нихуя не значит. Любой руководитель знает, что иногда даже официальное письмо может потеряться, если не был поставлен номер входящего и отправлено чуть ли не по почте в конверте как по старинке.
Сделайте 2 тетради и 2 толстых папки – ВХОДЯЩИЕ и ИСХОДЯЩИЕ. Конечно, правильней было бы все регистрировать в вашем офисе, но по причине большой разницы во времени, а письмо должно уйти срочно, приходится вести все на месте и уведомлять офис, отправляя все это электронкой.
Не ленитесь регистрировать письма в тетрадях и подшивать все что вы получаете извне и отправляете в никуда, как правило некоторые гандоны любят сетовать на то, что мол не получали и не знаем, у вас для таких гандонов должен антигандон – подшитая бумажка с подписью и датой в получении. Всякого рода серьезные письма типа претензии по деньгам или срокам обязательно согласовывайте с офисом.
Для того чтобы написать письмо нужно знать, чего хочешь, и от кого. Писать вы можете только тому, с кем подписан договор субподряда, ни институту, ни ЦУПу, ни технадзору вы писать не имеете права, как и принимать какие либо письма вы должны только от генподрядчика.
Очень редко приходится дублировать письмо «Копия» заказчику чтобы генподрядчик быстрее начал шевелиться, но лучше делать через него. Обычно приходится писать кучу претензий и согласований, вот некоторые:
- не сдана своевременно строительная готовность объекта (помещения, участка кабельной эстакады, не выполнена вертикальная планировка) по графику производства работ по договору;
- не выполненная геодезическая разбивка или геодезическая съемка (если это прописано в договоре);
- не выполнен контроль сварных швов лабораторией (если это прописано в договоре);
- не передан кабель или оборудование заказчика;
- отсутствуют документация на оборудование или кабель поставки заказчика;
- отсутствуют некоторые части оборудования, согласно упаковочных листов оборудования поставки заказчика;
- поставлен не тот кабель или оборудование поставки заказчика;
- не совпадают отверстия фланцев устанавливаемого оборудования автоматизации с фланцами патрубков емкостей (никогда практически не совпадают);
- обнаружены дефекты оборудования в процессе пуско-наладочных работ;
- нет возможности подключить кабель к оборудованию в связи с отсутствием заводских или проектных схем (обычно не бьется одно с другим).
Для убедительного письма необходимо соблюдать условия: письмо должно быть кратким, содержательным, простым (как для дауна), с всевозможными ссылками на пункты договора, нормативного документа и самое главное с предложениями по решению данной проблемы (если хотите быстрого ответа). Нужно понимать простую вещь: свои желания в письменной форме, для того чтобы их поняли необходимо излагать очень просто и четко.
Более того, очень часто одной и той же вещью у генподрядчика и заказчика могут заниматься разные люди. Плюс к этому, если человек очень занят занямаясь к примеру всеми НПСками, либо просто проебует, он не будет вникать в письмо и во всю предысторию, а потому, чтобы решение принялось быстрее, даже если и понятно че откуда, лучше в письме напомнить о всех таких вещах, которые кто-то должен вроди как помнить, но может и забыть.
- Для производства строительно-монтажных работ по договору №ХХХ от ХХ.ХХ.ХХ прошу Вас разрешить въезд-выезд на территорию строительной площадки мини погрузчика Bobcat 435 рег.№ХХХ водитель Иванов Иван Иванович.
- При производстве работ выявилось, что электроприводные задвижки Х221-А1, Х222-А1, Х223-А1 узла 10 в районе котельной не промаркированы, в результате чего наша организация не имеет возможности подвести и подключить к ним кабельные линии. В рабочем порядке этот вопрос решить не удалось. Просим принять меры в идентификации электроприводных задвижек для скорейшего завершения монтажных работ до наступления промерзания грунта.
- В дополнение уведомляем Вас, что в результате изменений в рабочих чертежах, было выявлено, что для окончания работ по монтажу системы электрообогрева установки ХХХ необходимо допоставить следующие материалы…
- В связи со сжатыми сроками строительства прошу Вас рассмотреть возможность согласования замены полосы стальной 40х4 на полосу стальную 40х5 по всем строящимся подобъектам с сохранением условий соединений проводников согласно типовых чертежей А10-93 без изменения сметной стоимости.
- В связи с невозможностью выполнить проектное решение по устройству анодного заземления УКЗ №2 проект № ХХХ прошу Вас рассмотреть возможность согласования изменения месторасположения анодного поля согласно предлагаемой схемы.
- Приложение: предлагаемая схема поля под анодное заземление УКЗ №2 на 1 листе.
Лучше шлите письма в головной офис, но для этого лучше чтобы оно пошло по кругу через ваш офис (начальник участка не может писать директору).
к содержанию ↑Налоговая требует документы или пояснения: как ответить
Налоговая присылает требование, когда хочет получить от вас документы или сведения. Какие-то требования выставляют всем автоматом, например, из-за убытка в декларации, а какие-то — кандидатам на выездную проверку, например, по подозрительным сделкам.
Объем запрашиваемых документов тоже может быть совершенно разным: от письма с пояснениями до сотен документов. А сроки на исполнение — очень сжатые.
Чтобы не поддаться панике и не нарваться на штраф, нужно четко понимать, что налоговая вправе у вас запросить и как правильно ей ответить. Об этом читайте в нашей статье.
к содержанию ↑Что вы узнаете
Способы отправки
Прислать требование налоговая может несколькими способами:
- В электронном виде по ТКС. Пользователи сервисов электронной отчетности, как правило, получают требования именно так.
- В электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС. На практике налоговая редко отправляет требования через ЛК, но такое право у нее есть. Поэтому, если вы подключили ЛК налогоплательщика юрлица или ИП, то не забывайте заходить и проверять входящие документы.
- В бумажном виде Почтой России заказным письмом на юридический адрес компании или по прописке ИП.
- В бумажном виде лично представителю организации или ИП под расписку. Так вручают требования при выездной проверке, когда инспектор находится в том же помещении.
Если вы обязаны сдавать отчетность в электронном виде (платите НДС или у вас более 10 сотрудников), то налоговая должна присылать требования только электронно: по ТКС или через ЛК. Если не обязаны — налоговая может прислать требование любым способом.
Например, отправить почтой, не дублируя по ТКС. Пропустите или проигнорируете бумажное требование — будет штраф.
Запрашивать документы простым письмом или по телефону налоговая не имеет права. Если получили такие требования, можете смело игнорировать.
Форма и формат требования
Требование налоговой считается законным:
Если составлено по утвержденной форме и содержит необходимые сведения:
- Статью НК РФ, на основании которой составлено требование;
- Срок, в который вы должны исполнить требование;
- Сведения о запрашиваемых документах (сделках) или указание на конкретные ошибки и противоречия в отчетности;
- Реквизиты организации (ИП), по которой запрашивают документы;
- Мероприятие налогового контроля, по которому запрашивают документы. Например: «Камеральная проверка по НДС за I квартал 2024 года».
